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企业招标采购过程中的审计监督与管理
来源:中华财会网 更新:2018-7-16 2:53:22
 当前随着企业领导者综合素质的提高,企业制度的完善,以及领导者的业绩、收入与企业效益挂钩等措施的实施,在激烈的市场竞争中绝大多数招标工作能够得到公正、合理的结果;但由于种种原因,仍有部分招标形式化,不能得到公正、合理的结果,给企业造成一定损失。招标采购作为一种新型的采购管理模式,已成为企业物资采购的一种主要形式。招标采购审计是对招标活动的真实性、合法性和效益性进行全过程监督,目的是保证企业以最优“性价比”采购到符合需求的物资,满足生产需要[1]。

  一、企业招标采购的现状及存在的问题
  1.招标前期准备工作不充分,造成评标结果不公平或失优
  1.1招、评标人员岗位职责履行不到位,素质水平差或工作失职;
  1.2新业务技术文件不全,对标的物的使用性能掌握不够、性价比分析不透彻;
  1.3招评标文件制定不细致、有瑕疵、容易产生歧义;
  1.4招标时间紧迫或提前未安排准备工作,未进行实地考察或考察较仓促,有时甚至只是电话了解情况,简单审核传真资质后就决定是否让其参与招标。
  2.确定中标单位倾向性较强
  2.1领导提前打招呼或暗示中标单位。企业生存于社会中,受制于很多部门,也得到了很多外来支持与帮助,欠了许多人情;国企领导来自上级任命;裙带关系等等。在企业招标时各种关系找到相关领导,领导迫于各种原因而影响招、评标工作,在招标文件上暗做手脚,量身定做,制定倾向性条款,为有意向的投标单位开绿灯,最终将评标变成了权利角逐。
  2.2评标人员有私心。提高招标资格条件,排斥潜在投标人,以利其意向投标单位,致使许多产品价格低、质量好的单位难以入围中标。
  3.发生串标(围标)现象
  3.1由于内外勾结或疏于调研,致使投标单位都是其中一家单位邀请来的(围标),表面是多家投标,实际只有一家,其它单位都是“托”。
  3.2参与投标的单位较少,又是同一产品,经销人员相互熟悉,容易彼此达成协议(串标),大家轮流中标或暗中抬高标价,损害企业利益,使招标流于形式。总之,决策权力集中、招投标制度不完善、缺少有效监督是出现上述现象的主要原因。如下是某企业采购额的变化表:

  二、建立审计监督体系的重要性
  建立招投标监督组织机构,实行从业人员评估制度和监督管理制度,并严格按监督管理制度执行。对招投标从业人员和专家在任职期间定期进行评审并公示,对不合格专家从专家信息库中删除,对于有不良记录的纳入黑名单,并视情节规定在一定时间内或终生不准再从事招投标方面的工作。要增加采购招标工作透明度,杜绝暗箱操作,加大查处力度,让招投标从业者不愿也不敢违反招投标方面的法律法规,给招投标市场营造一个诚信守法、公平公正、规范运作的良好环境。企业成立专门的管理机构及其有关职能部门,如招标委员会或招标领导小组、采购中心(部)或成本控制中心(部)等。招标项目评标专家委员会(专家小组或评标小组)对招标委员会负责。招标委员会主任由经营班子主要负责人担任,其成员由分管主要领导和工程技术方面的专家骨干组成。招投标监督机构主要由监督管理和纪律监察监事部门人员组成[2]。

  三、企业招标采购过程中审计监督的措施
  1.招标采购的事前审计监督
  1.1招标准备工作的审计
  充分的招标准备工作是做好招投标工作的前提。审计内容包括:招标采购计划的可行性、必要性、预算编制的合理性、采购资金是否落实到位;招标审批等手续的合规性、齐全性;招标方式选择的合理性,是否符合采购物资性质和制度要求;招标实施条件是否具备等。
  1.2招标文件的审计
  科学合理的招标文件是做好招标工作的基础。审计内容包括:招标文件编制的科学性、合法性、完整性,是否进行充分论证;商务标准和技术规范的严谨性,是否符合企业实际需要;投标人资格要求是否符合企业规定,有无采购风险和合同违约风险;是否存在对投保人不合理的资质要求限制;评标内容是否全面、合理。
  2.招标采购的事中审计监督
  2.1投标审计
  投标是投标人按照招标文件的要求在规定的时间前,将投标文件密封送达招标人指定的投标地点的过程。审计内容包括:投标文件的登记、签收记录;投标书的密封情况;投标书是否存放在安全保密的地方;投标的产品标样是否分别标识并单独存放;投标人在送达标书规定的截止时间前,其所作出的补充、修改、替换或者撤回已提交相关书面记录[3]。
  2.2开标审计
  开标是招标人依据招标文件规定的时间和地点,邀请所有投标代表参加,公开开启投标人提交的投标文件,宣布投标人的名称、投标价格及投标文件中的其他主要内容。审计内容包括:标书密封的完好性、有效性;投标人资质的符合性、合法合规性、真实完整性是否与招标文件相符,有无虚假资质情况;标书的填写格式是否符合招标文件要求。
  3.招标采购的事后审计监督
  3.1招标采购合同的审计
  招标采购定标后,企业应在规定期限内同中标人订立书面合同。审计内容包括:合同条款的合法性、完整性,有无损害国家法律和企业利益的不利条款;签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性;合同签订的合规性,是否经过授权审批,并由财务、法律、审计、监察等部门会审;合同单位名称与中标单位是否一致;合同标的、数量、质量、价格、技术标准、质量保证期是否明确并与中标结果相符。
  3.2招标采购执行的审计
  合同签订后,合同双方应按照合同约定条款履行权利和义务,中标方按规定提供货物,招标方进行收货、验收并支付货款。审计内容包括:合同内容是否得到全面、严格地履行;合同变更理由的充分性是否经双方同意并签订书面变更合同或协议,变更审批手续是否齐全、合理;采购物资的种类和数量是否与合同相符,是否经质检部门验收,验收报告、入库手续是否齐全;货款支付是否经过授权审批,并符合合同规定;合同违约原因是否合理,违约索赔或违约处理措施是否符合法律法规和合同规定。